Как делать копию удостоверения

clothing store 984396 1920 Советы на день
Содержание
  1. «Копия верна», или Как правильно заверять документы
  2. Зачем заверять копии
  3. Кто вправе заверять документы
  4. Какими НПА руководствоваться
  5. Процедура заверения в организации
  6. Как заверить документ штампом «Копия верна»
  7. Образец
  8. Можно ли заверить документ надписью от руки
  9. Как заверить электронный документ
  10. Копирование обеих сторон удостоверения личности на одну сторону листа бумаги
  11. Что такое «зеркальные» документы и чем они опасны
  12. Если коротко: отвечать придется и покупателю, и продавцу
  13. Что за телеграм-канал
  14. Как я покупал «зеркальные» права
  15. Что не так с предложением в канале
  16. Что будет за покупку такого водительского удостоверения
  17. Самозащита от мошенников
  18. Что в итоге
  19. Как правильно заверить копию документа
  20. Зачем нужно заверять копии
  21. Внимание
  22. Чем руководствоваться при заверении
  23. Совет
  24. Кто вправе заверять документы
  25. Образец правильного заверения копии документов
  26. Внимание
  27. Как заверить копии уставных документов
  28. Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»
  29. Совет

«Копия верна», или Как правильно заверять документы

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

Вот пример, как это выглядит:

Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.

Начальник отдела кадров Степанов Степанов С.С.

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

Источник

Копирование обеих сторон удостоверения личности на одну сторону листа бумаги

В этом разделе описано копирование лицевой и обратной сторон удостоверения личности или иного небольшого документа на одну сторону листа бумаги.

На бумагу формата A4 можно копировать документы формата A5 и более мелкие. Аналогично, на бумагу формата Letter можно копировать документы формата Half Letter и более мелкие.

ru i imp

Эта функция доступна только в том случае, если оригинал копируется с помощью стекла экспонирования, а не с помощью устройства АПД.

Чтобы использовать эту функцию, необходимо применять для распечатки бумагу формата A4 или Letter.

ces165

Перед использованием этой функции сначала следует включить режим копирования удостоверения личности для текущего задания, затем выполнить копирование удостоверения личности.

ces201

Аппарат переходит в режим копирования удостоверения личности. Чтобы выполнить копирование удостоверения личности, выполните следующие действия.

Поместите оригинал на стекло экспонирования лицевой стороной вниз, а обратной стороной к задней части машины.

Размещайте оригинал в центре области сканирования A5/Half Letter.

ces166

На экране появится сообщение с предложением поместить оригинал на стекло экспонирования обратной стороной вниз.

Используйте один и тот же режим (цветной или черно-белый) для обеих сторон.

ru i not

Независимо от коэффициента увеличения или уменьшения, установленного на аппарате, копирование удостоверения личности всегда выполняется в масштабе 100 %.

Можно изменить настройку по умолчанию для параметра [Уменьшение/Увеличение] так, чтобы аппарат всегда выполнял фотокопии в режиме копирования удостоверения личности.

Временные настройки для текущего задания сбрасываются в следующих случаях:

При нажатии клавиши [Сброс/Стоп] во время отображения исходного экрана.

При смене режима работы аппарата.

При отключении электропитания.

При изменении настройки аппарата по умолчанию для таких же значений.

ru i ref

Сведения о параметре [Уменьшение/Увеличение] см. в Настройки копирования.

Сведения о функции [Таймер автосброса системы] см. в Настройки администратора.

Источник

Что такое «зеркальные» документы и чем они опасны

В связи с этим — вопросы:

И вообще, стоит ли с таким связываться?

Начну с конца: связываться с таким не стоит. Что бы вам ни обещали, использование поддельных документов — уголовное преступление. А «зеркальные» документы — это просто красивый термин для подделок.

«Зеркалками» изначально называли водительские удостоверения, которые точно копировали права, отобранные судом. Водитель сдавал их в ГИБДД и продолжал ездить по копии. Но выяснилось, что обман не работает: инспектору достаточно было позвонить в дежурную часть, назвать фамилию и номер удостоверения — и все раскрывалось.

Тогда стали делать иначе: брали настоящие права другого человека и меняли его фото на фото того, кто будет их использовать. Идея в том, что на дороге инспектор может проверить только внешний вид водителя. А проверку по базам удостоверение проходит, ведь в остальном это совершенно законный документ. Это уже не копия прав «лишенца», но по старой памяти ее все равно называют «зеркалкой».

Впрочем, и эта схема работает только на бумаге. Чтобы придать ей убедительности, продавцы козыряют связями в компетентных органах, но даже если представить, что они есть, — это никак не поможет изготовить надежную «зеркалку». Дальше я расскажу почему.

А теперь подробнее про то, что именно предлагают купить.

Если коротко: отвечать придется и покупателю, и продавцу

👎 Продавец утверждает, что документы делают прямо в ГИБДД, подразделениях Росгвардии и официальных органах, — но по предложенной схеме сделать это невозможно.

👎 Продавец вводит покупателей в заблуждение, когда говорит, что покупателю не придется нести никакой ответственности перед законом.

👎 За подделку официальных документов отвечает не только тот, кто их делает, но и тот, кто ими пользуется. Ответственность уголовная, можно лишиться свободы.

👎 Документы, которые продают в канале, — довольно грубая подделка, что бы ни говорил по этому поводу продавец.

👎 «Зеркальные» документы, которые проходят любую проверку, — миф. Бланки для документов, которые предлагают сделать в канале, печатают с уникальными номерами на фабрике Гознака, поэтому копия с тем же номером всегда будет просто обычной подделкой.

Что за телеграм-канал

Это не организация и даже не сайт, а просто анонимный канал в мессенджере «Телеграм». Владелец неизвестен, установить его личность практически невозможно, никакой организации, скорее всего, у него нет. Адрес канала не покажем, извините.

Вот что в канале предлагают купить:

Как я покупал «зеркальные» права

Чтобы разобраться, как работает продавец, я решил с ним пообщаться. Заказывать полный комплект документов со служебными удостоверениями и паспортом я не стал: это выглядело бы недостоверно. По легенде я «лишенец», то есть человек, лишенный права управлять автомобилем за вождение в нетрезвом виде.

Продавец любезно согласился мне помочь. За 35 000 Р он предложил изготовить «зеркальные» права на основе чужого водительского удостоверения, официально полученного в ГИБДД. Единственное, что будет отличать их от оригинала, — моя фотография. Все остальное — фамилия, имя, отчество, дата рождения, серия, номер документа — будет принадлежать другому человеку, которого прав за пьяное вождение не лишали. Соответственно, и проблем на дороге, по словам продавца, быть не может, поскольку этот человек в базе данных ГИБДД как лишенец не числится.

Такого человека в канале называют донором. Если верить продавцу, их подбирают специально и платят деньги за использование их прав. При этом сами они правами не пользуются, поэтому покупатель «зеркалки» не рискует лишиться прав из-за действий донора.

Кроме того, продавец утверждает, что «зеркалки» изготавливают сами сотрудники ГИБДД, а значит, по закону такие документы подделкой не считаются. Дескать, откуда человеку знать, чем занимаются «коррумпированные сотрудники полиции», — он за их действия не отвечает. В худшем случае оштрафуют за вождение без прав.

Что не так с предложением в канале

На самом деле нет никаких «коррумпированных сотрудников ГИБДД», «доноров» и «зеркалок», а права — это просто подделка очень низкого качества. Вот почему это очевидно.

В ГИБДД не могут сделать два водительских удостоверения с одним номером. Причина простая: бланки водительских удостоверений приходят в ГИБДД с уже напечатанными уникальными номерами. В нижней правой части оборотной стороны красным цветом выполнены четырехзначная цифровая серия и шестизначный номер удостоверения — их печатают на фабрике Гознака, где этот бланк изготавливают.

На лицевой стороне этот номер дублируется уже при заполнении прав. Так что даже самый коррумпированный сотрудник ГИБДД не может подогнать номер бланка под желание заказчика. Даже за очень большие деньги.

«Доноры» — обычные водители, у которых украли фото прав. Напомню, что, по словам продавца, доноры — это специальные люди, которые существуют только для того, чтобы на их имя оформлялись права. Сами они ходят исключительно пешком и за руль не садятся.

Поскольку на образцах прав указаны полные данные человека, на которого оформлен оригинал, найти его в соцсетях оказалось несложно. «Донор» оказался совсем не донором, а обычным водителем. Он сильно удивился, что под его фамилией еще кто-то ездит по дорогам. Водительское удостоверение он тоже узнал — и вспомнил, с кем делился его фотографией.

Бланки удостоверений со всеми степенями защиты — грубая подделка. Бланки из ГИБДД и с секретных фабрик Гознака никто не похищает. Все гораздо проще: их печатают на обычной бумаге с использованием цветного принтера, а макет удостоверения рисуют в графическом редакторе. Рассчитывать на то, что они будут идеально соответствовать оригиналу, я бы не стал. Отличия видны даже в плохом качестве.

А защитную пленку с голограммами, похожую на ту, что используют в настоящих водительских удостоверениях, продавцы поддельных документов покупают на «Алиэкспрессе». И результат тоже не идентичен оригиналу. Различия небольшие, но они почти сразу бросаются в глаза опытным сотрудникам ГИБДД.

Что будет за покупку такого водительского удостоверения

Когда продавец рекламировал свои услуги, он пытался меня убедить, что, даже если я попадусь, ответственность будет административной — как за вождение автомобиля без водительского удостоверения. «Зеркалку» отберут, меня, возможно, немного оштрафуют — ничего страшного.

Конечно, это вранье. Права, которые мне пытались продать, — подделка. Ответственность за управление автомобилем с ними наступит по статье уголовного кодекса об использовании заведомо поддельных документов. Санкция за такое — ограничение свободы, принудительные работы или лишение свободы на срок до года.

ч. 3 ст. 327 УК РФ — о поддельных документах

Это преступление небольшой тяжести, и если у нарушителя нет судимостей и его характеризуют положительно, то суды редко выносят приговор с реальным сроком. Но, как правило, человек не будет покупать дубликат прав за 35 тысяч на всякий случай. Основные клиенты — это те, кто лишился водительского удостоверения по решению суда. А это уже основание для более серьезного приговора.

Суд, например, может лишить человека права заниматься деятельностью, связанной с управлением транспортными средствами. И срок, на который человек становится пешеходом, вполне может увеличиться еще на пару лет.

Пример из судебной практики. В Челябинске мужчину несколько раз лишали прав за вождение в нетрезвом виде. Проблему он решил просто: приобрел поддельное водительское удостоверение. Правда, пользовался он им недолго — до остановки сотрудниками ГИБДД. Суд признал его виновным и назначил ограничение свободы на 8 месяцев, а также на 2,5 года лишил права заниматься деятельностью, связанной с управлением транспортными средствами.

Задержания водителей с поддельными удостоверениями далеко не редкость. Как бы ни убеждали продавцы подделок в том, что качество их удостоверений выше оригинала, — это не так. По данным столичной полиции, в одной только Москве за 9 месяцев 2020 года было выявлено более 1000 случаев использования водителями поддельных удостоверений.

Самозащита от мошенников

Что в итоге

Продавец потратит 100 рублей на расходные материалы и заработает 35 тысяч.

Покупатель сможет пользоваться подделкой до первой проверки. Потом будет суд. Если повезет, судимость будет условной.

Если вам предлагают оформить официальные документы по неофициальным каналам, это не официальные документы. Никакие «зеркальные» документы сделать невозможно.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора.

Если сталкивались с подозрительными предложениями, пишите. Прищуримся.

sergeev author 1 2.mzhrm9crbnpd

loader loaf aa7da19c722c45715bbefb58ac479ccb

default avatar 13

Надо ездить по ПДД, и ничего не отберут. А отобрали, значит поделом.

Валентин, ездил по пдд, выбежал пешеход из темноты. Два года условно и два года без прав. час пик, пробка, пьяный пешеход. неудачно упал после касания моей машины

a e48a9bd3

Артем, какая наивность. Далеко не все у нас по закону. Если пешеход сотрудник, член семьи сотрудника, чиновника высокого ранка и т.д. хрен Вы чего докажите в нашей стране. У нас конституцию меняют положив на закон болт, а вы говорите дтп. Вы в сказке живете?

Артем, Запомните, пешеход всегда прав.

Артем, В моей практике человеку три года поселения дали и на лечение взыскали, хотя упавший пешеход был метвецки пьян. Его в реанимации от похмелья спасали. Также «выпал» из-за столба,, где «справлялся малую нужду». Из приговора цитата.

Ivan, теперь я понимаю, почему поддельные удостоверения и поддельные права продают на одних и тех же сервисах.

TzY8nj7n4ZMUXlYtfWGiPcGJj77VXyC YxYpKFUgAen1A 470QWjJB6HI5AYkq9cZW5r7A

Покупайте права в ГИБДД, не ведитесь на уловки мошенников!

Роман, нафига в ГИБДД, при покупке авто от 4,5 млн, в салоне, их в подарок дают.

2019 09 25

Если надо прям ездить, то человечество изобрело такси. По стоимости не дороже владения машиной со всеми сопровождающими расходами.

Если надо прям куда-то передвигаться, то человечество с древних времен использует бег, по стоимости значительно дешевле владения машиной со всеми сопровождающими расходами, поездок на такси или общественного транспорта.

2019 09 25

Евгений, в вопросе указано слово «ездить». Какое требование предоставлено, с тем и работаю)

Pavla, QA — видно сразу:)

RMSiG21ddzu cLHBj zb4gkFH6XTeBITfee

Евгений, Есть еще велосипед)

2019 09 25

Ivan, поучительная история о мальчике Бобби))

tj police.bowva54wsw5d

Сергей, будьте вежливее

photo

Не знаю какие там бланки специальные, осенью получал права в гибдд, весь процесс занимает минут 5. Тебя фотографируют, потом на обычном принтере, причём с убитым картриджем (картинка блеклая, как подделка), на обычном листе А4 печатают, потом толстой пакетной ламинацией мкр 300 ламинируют, сама плёнка с голографическими элементами, если достать такую, можно штамповать права сотнями

Андрей, у меня именно такие права! Даже фотку не разглядишь! Одна чернота.

Екатерина, вы серьезно? То есть мутный телеграм-канал вам заранее прислал ссылку на эту статью, и сказали что это реклама?

И вы открыли ссылку и прочитали:

«Покупатель сможет пользоваться подделкой до первой проверки. Потом будет суд. Если повезет, судимость будет условной.

Если вам предлагают оформить официальные документы по неофициальным каналам, это не официальные документы. Никакие «зеркальные» документы сделать невозможно.

В некоторых случаях закон позволяет иметь два документа для одной цели — например два загранпаспорта. Но их выдают не в телеграм-каналах. А законного способа получить второе водительское удостоверение взамен отобранного судом не существует.»

Источник

Как правильно заверить копию документа

В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.

Зачем нужно заверять копии

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Внимание

Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса « Коннектор Контур.Экстерн ». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016 ).

Совет

Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Образец правильного заверения копии документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.

Внимание

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.

При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

1. Копия для «внутреннего» использования без печати

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

2. Копия для «внутреннего» использования с печатью

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

3. Копия для «внешнего» использования

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

Совет

Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Источник

Оцените статью
Добавить комментарий

Adblock
detector